電子文件管理系統有哪些功能?

作者:云帆互聯
時間:2022-04-16 11:09

      電子文件管理系統是一種用來處理電子文件信息的計算機應用軟件,主要的處理方式包括收集、組織、記錄和分類,其目的是幫助使用者完成對各類電子文件進行保存、使用、搜索和處置等工作。下面就由小編來為大家簡單介紹下電子文件管理系統的相關知識。

      通常而言,電子文件管理系統在類型分為兩個種類,一種是狹義上的計算機程序,另一種則是廣義上的宏觀系統。狹義上的電子文件管理系統主要是指借助信息技術的支持,為使用者實現對企業內部各類電子文件或是檔案部門存儲的各類電子檔案進行妥當細致的管理工作,同時還能保證電子文件的法律有效性;廣義上的電子文件管理系統則是指除了能夠完成上述工作外,還需要在確保電子文件法律有效性的前提下,將一些其他與電子文件管理有關的其他因素考慮在內,如標準、技術、法律、管理以及人員等。

      電子文件管理系統的優點有很多,主要有以下幾點:一是透明加解密技術,即管理系統可以為用戶提供對機密性文件進行加密保護,防止出現重要文件數據遺失或是被盜竊的情況,但同時又不會影響到用戶對相關文件的正常使用;二是有較高級別的泄密保護,使用電子文件管理系統可以對文件設置多項控制,如內存竊取控制、打印控制、讀寫控制、拖拽控制、剪切板控制以及截屏控制等,進一步從源頭上杜絕了關鍵文件數據的泄露;三是支持強制訪問控制,簡單來說便是用戶可以通過對關鍵文件數據設置訪問權限以及對文件本身設置機密級別的方式來加強對文件數據的保護;四是支持文檔審計,對于加密文件,管理系統可以對涉密文件的訪問、下載等常規操作進行實時記錄。

    以上就是小編整理的關于電子文件管理系統的相關知識,希望可以幫助到大家。

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