文件管理系統的主要作用是什么?

作者:云帆互聯
時間:2023-02-06 16:30

電腦文件是企業日常生活中必不可少的一部分,文件的管理、保存工作是非常重要的,它能夠方便我們日后對文件的查閱和管理。而在對文件進行管理、保存的時候,文件管理系統可以起到一定的功效性。文件管理系統的主要作用是什么?它的實用性與否,現在就讓我們進行一個簡單的了解。

集中存儲功能

文件管理系統從它的名字當中就可以知道它是將文件進行集中性的管理,并且需要對所有文件進行集中性的存儲。一個公司設立一個統一的集中存儲中心,這樣就能夠節省不少的人手。同時連接各大部門的紐帶,加快應急反應體系,從而方便各大部門及時進行信息的查閱。而在整個集中存儲的過程中,文件管理系統也會設置相應的權限管理設置,以防跨部門資料查閱。任何人想要查閱資料的話必須要有密碼權限。通過后臺系統化管理,文件管理系統可以有效的控制用戶的管理、瀏覽、訂閱、編輯以及下載等操作。

檢索方便,查詢有記錄

文件管理系統在管理文件的過程中會對文件進行命名,保障每一份文件都有獨立的名稱。同時它還設立了專門的檢索功能,只要你是通過關鍵詞進行檢索還是采用全文搜索,都能夠在大批量的文件當中迅速的找到你想要的那份文件。但凡是在文件管理系統中查閱資料的或者是在系統中下載資料的,后臺數據庫都有記錄。可以起到一定的監控作用。不單單如此,對于重要的文檔,文檔的作者和擁有管理權的用戶可以將文檔鎖定起來,避免文檔被隨意性的修改。當文檔需要解鎖的時候也可以隨時進行解鎖,非常方便。

充分保障文檔數據的安全性

文件管理系統可以充分保障文檔數據的安全性。系統會對所有的數據庫進行備份以及完整數據備份,這樣可以起到雙重保護。在操作過程中系統可以設定備份時間,只要到時間后即可進行備份。自主性強,安全性高,完全值得企業去選擇。

 

 

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