文件管理系統應具備的功能都有哪些?

作者:云帆互聯
時間:2022-11-17 10:42

文件管理系統的出現,可減少人員整理文件的時間,提高他們的工作效率。那么文件管理系統應具備的功能都有哪些?

 

 

1、文件管理系統具有共享和監控功能。統一文檔共享在大數據時代,企業監控集中存儲以分行監控分中心為基礎,在總部設立統一監控中心,集中存儲,節省人力,建立分行、支行、總行之間的應急快速響應系統。

2、文件管理系統具有權限管理功能,對部門、用戶、職位進行權限劃分控制,控制用戶閱讀、編輯、下載、管理、瀏覽、刪除、打印、訂閱等操作;

3、文件管理系統支持全文索引,可以索引Office、PDF等文檔的內容,從海量數據中快速、準確地找到所需文檔;

4、文件管理系統可審計跟蹤,可以全局掌握系統中所有文件的操作情況。比如整個過程中的每一個動作,包括動作、操作者、日期和時間等。

5、文件管理系統具有版本管理:將文檔與多個版本關聯,避免使用錯誤的版本。它還支持查看、回滾和下載歷史版本;

6、文件管理系統可自由組合設計編號規則;

7、文件管理系統可進行鎖定保護,管理用戶可以鎖定文檔,確保文檔不被隨意修改。如果文檔需要修改或刪除時,可以將其解鎖;

8、文件管理系統可以設置規則應用。系統支持設置目錄規則,指定操作、條件和操作。當動作觸發器滿足設置條件時,系統自動執行規則操作;

9、文件管理系統可對文件進行加密,充分保證企業級數據的安全性和可靠性;

10、文件管理系統用戶可自行設置備份時間和備份位置。當達到指定時間時,系統自動執行備份操作,充分保障系統內部數據的安全。

11、文件管理系統可控制用戶訪問,文檔外借過程中可以控制用戶訪問,系統支持出借文件按時間自動支取;

12、文件管理系統支持審批流程,可定制,實現工藝固化,解決內部工藝審批混亂的問題;

13、文件管理系統自動統計人員和部門文件的使用情況和保存情況。

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