建設合同管理系統過程中需要注意哪些問題?

作者:云帆互聯
時間:2022-09-24 10:25

      一是注重企業合同管理系統頂層設計,制定合同管理相關制度,明確內部合同管理職責,充分識別合同管理過程中的風險,暢通合同管理相關流程和權限,以及對識別出的風險在企業內部設置的控制,并對制度進行監控。只有將統計分析等全生命周期管理理念固化到信息系統中,才能通過技術手段有效防范和控制合同風險。

     第二,合同管理系統要關注企業內部現有的業務信息系統,梳理業務系統之間的關系,展現合同管理系統管理的范圍,明確合同業務與周邊系統的集成關系。例如合同前期簽約階段涉及的預算、項目、數據等的對接,簽約時數據源以及招標采購系統對接,執行時業務系統中業績信息的反饋,執行后合同收付等財務數據的對接。

     第三,要注意合同管理系統周期管理過程中所關注的風險是否能得到有效控制,如是否在體系中實施了對方的資格評價,避免了對方的資格喪失;是否將合同評審過程中各部門的重點評審,避免合同評審流于形式;是否及時跟蹤合同履行情況,避免違約風險;合同是否已及時歸檔,避免文件丟失。

      第四,要注意合同管理系統信息化項目的實施方法。合同管理系統的開發過程一般包括需求系統測試、安聯部署、調研、功能開發、在線運營等。在這個過程中,信息部門、供應商、合同管理部門的合作是非常重要的。

       第五,建立合同管理系統目的,即管理或服務下屬企業。如果要對下級企業進行管理,及時掌握下級企業的合同數據以及合同管理查詢和統計功能,應該著重于對合同數據的查詢、統計和分析。如果是為下級企業服務,那么在制度設計時就要考慮到下級企業的實際業務,保證合同管理制度能夠更好地為下級企業服務,而不是給下級企業帶來負擔。

     合同管理系統的建設是一個管理優化和提升的過程,最終達到提高合同管理效率、防范法律風險的目的。

 

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