合同管理系統用對方法可提高文件管理效率

作者:云帆互聯
時間:2022-09-17 17:17

管理合同的方式有很多,可以借助系統工具,也可以按照一定程序保存在電腦本地。借助合同管理工具的好處是不用另外分類,可以利用系統的功能標注關鍵詞、設置合同狀態等,而且還能節省空間。一般人們用得比較多的功能有,合同文件導入、檢索、提醒等。正確使用合同管理系統,可以起到事半功倍的作用。

 

打開云帆文檔,登錄管理員賬號,從左側菜單欄里找到合同管理按鈕,單擊之后就可以開始管理合同文件了。這里需要注意,添加合同附件的時候盡可能將它的詳情描述清楚,這些內容有的會顯示在合同管理界面,如合同編號、名稱以及金額等,有的會被隱藏,負責人、聯系方式等。填寫它們的目的是,一旦找尋某個歷史合同文件的時候,可以通過這些內容大致了解合同內容,無需再去下載合同或者閱讀合同。同一公司,同一類合作,一般選擇同一種合同模板。在合同管理系統中,還可以保存模板。編輯合同之前可以先下載模板,然后根據情況填寫內容。模板可以添加和刪除,這里只需要設置模板類型以及標注模板名稱即可。

 

每份合同都會涉及一些金額,有的金額在合作之初已經結清,有的金額要在規定時間內分批次結清。當合同數量比較多的時候,可能會有不能及時跟進信息的情況出現。那就可以通過合同管理系統設置提醒信息。管理系統具備定時發送信息的功能。信息內容是什么呢?那就看用戶選擇什么樣的消息模板了。這個模板也可以保存在管理系統中,可以編輯和添加。在合同管理系統中還有哪些有意思的功能呢?當合同的狀態發生變化的時候,通過檢索可以找到該合同,然后再點擊右邊的按鈕,從選項中找到新的狀態,點擊即可。如果有提醒合作方付款的需求,也可以在這個界面中找到合同右邊“提醒設置”的按鈕,設置信息模板以及接收手機,很快就能完成催繳工作。

 

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