合同管理系統的權限管理適應各種文件管理場景

作者:云帆互聯
時間:2022-09-17 17:16

企業運轉過程中會不斷產生文件,要為這些文件設置訪問權限,防止文件丟失或被竊取。利用合同管理系統可以對文件進行權限管理,防止信息被非法訪問,防止公司機密信息外泄。

 

合同管理系統擁有非常豐富的權限管理體系,不同的合同文件采用不同管理方式。各部門各司其職,可以根據所配置的權限快速找到想要的文件。因為前期合理設置權限,所以各用戶合同管理系統的界面都相對整潔,這里出現的文件幾乎都有利用價值。在責任明確的前提下,可以做到準確定位合同文件以及管理、使用文件。對于管理員用戶來說,需要做的工作有:為文件授權、為用戶授權、設置用戶類型或者文件類型。為文件授權的工作可以在合同文件傳輸的過程中操作,也可以將文件傳到系統中再去編輯。這里可以對文件夾進行設置,也可以操作文件夾下某個文件。設置好權限后,有的文件只允許預覽,有的可以借閱,有的則可以下載編輯。

 

為用戶授權是基于已經建立好文件夾,或者已經將各功能欄目設置好的前提下才進行的工作。合同管理系統可以設置某個用戶的權限,也可以設置某個部門或者小組的權限。如果新增加用戶,就要單獨處理。為小組或者部門授權的好處是可以一步到位,迅速完成權限管理,弊端是有的新員工,操作上還有些困難,難免出現操作錯誤的情況。另外一個工作是設置用戶類型或者文件類型。這個工作是指可以通過菜單管理這個按鈕,對菜單的名稱或者下級功能菜單進行編輯,這里可以設置權限標識,以便于后期為用戶和文件設置權限。這里有一些權限可能會用到:編輯權限、上傳下載文件權限、預覽權限、沒有權限。有的時候需要取消一些用戶的權限,比如像合同這樣重要的文件,只有管理層人員或者銷售人員會經常用到,那么將為除他們以外的人員去除權限。為避免新員工誤操作刪除文件,一般會將這些用戶編輯文件的權限去掉。

 

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