合同管理系統對企業的重要性有哪些?

作者:云帆互聯
時間:2022-11-14 09:38

 

 

合同管理系統可以促進企業的經濟效益,防止訴訟,起到不可替代的作用。

傳統合同管理存在的問題

  1. 大量的紙質合同和數據給合同管理帶來了不便,查找和整理的時間也會更長,效率低,通過合同管理系統管理合同就不一樣了。
  2. 合同種類繁多,版本不一,每一份合同都是用電子版本起草的,沒有合同管理系統管理合同,容易出錯。
  3. 在起草合同時,合同的內容需要反復修改,版本越來越混亂。審查每個合同變更的細節需要花費大量時間。在確定最終版本后,在簽約過程中通過快遞或在線溝通來回發送需要花費大量的時間和成本。
  4. 在簽訂合同的過程中,簽章的真實性無法得到保證,特別是雙方的合法性。此外,快遞合同及合同管理和保管容易出現丟失、信息泄露等情況,安全無法保證。
  5. 客戶是否開具發票的統計比較麻煩,統計工作量大。

沒有合同管理系統分析數據,就不可能知道所有版本的合同從初稿到定稿的情況。如果領導只看到最終版本,就很難做出合同定稿的決定。

花費大量的時間審閱并將合同條款提交給多方審閱和反復修改,不僅會產生多個版本,而且很容易忽略重要的審閱信息,效率低下。

手工填寫合同金額、編號、客戶信息容易出錯,無法及時審核調整。

風險審核和大量的重復錄入工作都是手工完成的,工作量巨大。對于復雜的合同履行,雙方都無法跟蹤對方的履行情況。

如果相關義務人沒有按照合同約定的方式履行,企業需要跟蹤相關履行情況并改變狀態,這是一項費時費力的工作。

沒有合同管理系統,企業合同記錄在不同程度上不及時、不完整,企業經營者無法了解正在簽訂的合同數量、合同內容、合同簽訂所需時間等。

集團企業的印章頒發給分公司或子公司,分公司或子公司無法為子公司的印章提供擔保,因此存在較大的管理風險,也會耗費大量的人力和時間。

合同管理系統可以為企業自動統計合同總額,并對違約記錄和索賠記錄進行集中管理,方便企業查看和分析合同數據。

 

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