用文件管理系統來管理檔案是數字化發展的一個趨勢

作者:云帆互聯
時間:2022-08-27 16:59

資料從紙質版到數字版的轉換,不僅節省了存儲空間,還節約管理成本。像檔案管理就是一項需要技術的工作,管理不是簡單地將文檔放到一個文件中,而是需要分門別類,便于檢索查詢,同時還要保證檔案的完整性和安全性。利用文件管理系統可以做到這些,不需要人工分類,它能自動生成類目,可以幫助用戶整理好檔案類型,快速找到想要的資料。

 

檔案管理是門學問,管理恰當對后續的工作提供幫助。好的管理者能一眼看到文件的本質,能將這些數字化的文件放到合適的文件夾中。對于一些剛起步不久的企業來說,這樣的管理工作似乎不能很快上手,但是檔案管理工作又不能拖延,需要及時處理。文件管理系統提供文件導入、文件分類、文件檢索等服務,這樣就不需要消耗太多的時間對雜亂無章的文檔實行分類了。在文件管理系統中還可以建設各種文件模塊,在上傳的時候,只需要將相應的文檔傳輸到該文件模塊中即可,這也算是完成了文檔分類。如果是已經做好分類的文件,直接上傳也是沒有問題的,文件管理系統支持上傳文件夾。

 

在檔案管理這塊需要多個部門共同操作,為不同職位的人設定相應的權限,大家可以在合適的時間里上傳手里的資料,再由檔案管理人員加以整理。在線文檔可以讀取、下載,也可以刪除、分享,這些檔案文件可以實現線上編輯和管理。檔案的安全性非常值得注意,將檔案傳到文件管理系統中,可以設置閱讀權限,非內部人員不可獲取資料。這個系統可以被當作網盤使用,當公司的員工出現離職或者退休情況的時候,可以隨時調取該員工的檔案,是采取隱藏處理還是刪除處理,就由管理人員決定了。這些檔案文檔都可以進行備份,也可以分享到其他部門。可以查詢操作日志,也可以管理下屬用戶賬號,確保資料安全的同時,給檔案資料找到安身之所。

 

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